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Ich habe Möbel umgestellt, Ablagen ausprobiert, Ordnungssysteme eingeführt und wieder verworfen und natürlich auch einige Fehler gemacht. Heute weiß ich deshalb ziemlich genau, was mir die Arbeit erleichtert und was zwar schön aussieht, im Alltag aber überhaupt nicht funktioniert.
Natürlich spielen Möbel und Ausstattung eine Rolle, wenn du dein Homeoffice Büro einrichten möchtest. Für mich entscheidet inzwischen aber vor allem die Organisation darüber, ob ich konzentriert arbeiten kann oder ständig Zeit verliere.
Ein gutes Homeoffice muss nicht perfekt aussehen. Es sollte dir möglichst viele kleine Entscheidungen abnehmen. Das ist der wirkliche Gamechanger im Alltag, weil du nicht ständig suchen, wegräumen und neu organisieren musst. Genau deshalb habe ich hier nicht die klassische Homeoffice einrichten Ideen gesammelt, sondern vor allem die Fehler, die ich selber gemacht habe!
1. Auf deinem Schreibtisch steht zu viel
Ein Schreibtisch füllt sich erstaunlich schnell. Neben Computer, Tastatur und Notizbuch gesellen sich Stifte, Ladekabel, Handcreme, eine Tasse, Unterlagen, Kopfhörer und vielleicht noch ein paar Dinge dazu, die dort eigentlich nicht hingehören (Ich sag nur Spielzeug, Hundegoodies und „guck mal, hab ich gefunden Sachen“.
Das Problem dabei liegt nicht unbedingt in klassischer Unordnung. Auch ordentlich arrangierte Gegenstände erzeugen visuelle Reize und können uns ablenken. Außerdem nehmen sie Arbeitsfläche weg und erschweren es, den Schreibtisch schnell aufzuräumen.
Wenn du deinen Homeoffice Arbeitsplatz einrichten möchtest, würde ich deshalb zuerst überlegen, was du tatsächlich täglich brauchst. Diese Dinge dürfen einen festen Platz in unmittelbarer Nähe bekommen. Alles, was du nur gelegentlich benutzt, kann in einer Schublade, einem Schrank oder einer passenden Aufbewahrung verschwinden. Dabei geht es mir ausdrücklich nicht um einen sterilen Arbeitsplatz! Ich mag schöne Dinge und möchte mich in meinem Büro wohlfühlen. Ich möchte aber auch genügend Platz haben, um tatsächlich zu arbeiten.
2. Du richtest dein Homeoffice für das Auge statt für deinen Alltag ein
Pinterest, Instagram und Wohnzeitschriften liefern unendlich viele Homeoffice Ideen. Auf den Bildern stehen kleine Pflanzen neben ausgesuchten Stiftehaltern, Bücher bilden farblich abgestimmte Stapel und auf dem Schreibtisch liegt selbstverständlich kein einziges Kabel. Ein echtes Homeoffice muss allerdings einen Arbeitstag überstehen.
Deshalb sollte die erste Frage beim Homeoffice einrichten nicht lauten: Wie soll mein Büro aussehen? Viel wichtiger finde ich die Frage: Was mache ich hier eigentlich den ganzen Tag? Wer hauptsächlich am Computer arbeitet, braucht einen anderen Arbeitsplatz als jemand, der ständig Unterlagen ausbreitet, Produkte verpackt oder kreative Projekte umsetzt. Bei mir kommen zusätzlich Drehs, Texte, Konzepte und verschiedene Projekte zusammen. Mein Büro muss deshalb zu meinen tatsächlichen Arbeitsabläufen passen.
Wenn du deinen Homeoffice Arbeitsplatz neu gestalten möchtest, beobachte dich einmal ein paar Tage lang. Welche Dinge brauchst du ständig? Was musst du immer wieder holen? Wo entstehen Stapel? Was räumst du jeden Abend von einer Ecke in die andere? Genau dort liegen meistens die Probleme, die du mit einer besseren Einrichtung lösen kannst.
3. Papier hat keinen festen Weg durch dein Büro
Papier gehört für mich zu den größten Zeitfressern im Homeoffice. Eine Rechnung kommt herein, ein Vertrag muss noch bearbeitet werden, eine Quittung brauchen wir später für die Steuer und irgendein Schreiben möchte man noch beantworten. Weil man gerade keine Zeit dafür hat, legt man es erst einmal auf den Schreibtisch. Das Problem beginnt mit den Worten „erst einmal“.
Aus einem Blatt werden fünf, aus fünf Blättern wird ein Stapel und irgendwann weiß niemand mehr genau, was darin liegt. Dann beginnt die Suche nach der einen Rechnung, die natürlich ganz unten liegt. Ich finde es deshalb wichtiger, einen Weg für Dokumente festzulegen, als einfach nur einen schönen Platz für Papier zu schaffen. Ein Dokument sollte möglichst schnell einer klaren Kategorie zugeordnet werden können. Muss ich es bearbeiten, möchte ich es aufbewahren oder kann es weg?
Mein System für Dokumente mit Rotho MyPaper Plus
Für meine Papierorganisation nutze ich Rotho MyPaper, weil ich damit Unterlagen übersichtlich sammeln und nach meinen eigenen Kategorien organisieren kann. Ich möchte auf einen Blick erkennen können, wo etwas hingehört, anstatt jedes Mal neu überlegen zu müssen.
Das System ist super easy: Wenn eine neue Rechnung, Dokument oder ein Brief ankommt, wandert er in das vordere Fach der MyPaper Plus Inbox. Von dort aus werden die Unterlagen in die Kategorien Archivieren, Bezahlen, Handeln und Durchlesen gesteckt. Übrigens: Jede Tasche ist für DIN-A4 Dokumente – einschließlich Umschläge! – geeignet.
Alles erledigt? Dann können die Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, in die MyPaper Plus Archivbox. Sie ist aber nicht nur eine Box, in die man alles hineinwirft, sondern beinhaltet Hängeregister mit 22 vorgefertigte Kategorien-Sticker – z. B. Persönliche Dokumente, Wohnen, Bankinformationen etc. Ebenso lassen sich Kategorien für Steuerunterlagen, Verträge, Versicherungen oder laufende Projekte anlegen. Welche Einteilung sinnvoll ist, hängt immer von deinem eigenen Alltag ab, deshalb findet man hier auch individuell beschriftbare Felder.
Bei mir „wohnen“ die Steuerunterlagen dort fein säuberlich drin, aber die Box eignet sich für alles, was irgendwie aufgehoben werden muss!
Ein Ordnungssystem funktioniert jedoch nur dann dauerhaft, wenn die Hürde niedrig bleibt. Muss ich erst einen Ordner aus dem Schrank holen, einen Locher suchen und überlegen, hinter welches Register ein Blatt gehört, lege ich es in einem hektischen Moment vielleicht doch wieder auf den Schreibtisch. Kann ich es direkt dort einsortieren, wo es hingehört, verschwindet dieser Zwischenschritt.
Genau solche kleinen Abläufe entscheiden für mich darüber, ob ein aufgeräumtes Homeoffice auch langfristig aufgeräumt bleibt.
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4. Du möchtest alles griffbereit haben
Das klingt zunächst logisch. Wenn ich etwas regelmäßig brauche, stelle ich es direkt neben mich und spare mir dadurch Zeit. Das stimmt allerdings nur bei Dingen, die ich wirklich sehr häufig benutze. Alles andere nimmt wertvollen Platz ein.
Ich unterscheide deshalb zwischen Dingen, die ich täglich brauche, und Dingen, die nur erreichbar sein müssen. Meine wichtigsten Arbeitsmittel befinden sich unmittelbar am Arbeitsplatz. Alles andere darf ein paar Schritte entfernt stehen. Gerade wenn du einen kleinen Homeoffice Arbeitsplatz einrichten möchtest, macht diese Unterscheidung einen großen Unterschied. Du musst nicht sämtliche Arbeitsmaterialien auf oder direkt neben dem Schreibtisch unterbringen. Wichtig ist vielmehr, dass du häufig benötigte Dinge schnell erreichst und für den Rest sinnvolle Aufbewahrungsorte schaffst.
5. Du glaubst, ein produktiver Schreibtisch müsse immer komplett leer sein
Jetzt widerspreche ich einem klassischen Ordnungstipp: Mein Schreibtisch ist am Ende eines Arbeitstages nicht zwangsläufig komplett leer und ich möchte das auch gar nicht. Ein leerer Schreibtisch sieht wunderbar ordentlich aus, aber er macht mich nicht automatisch produktiver. Wenn ich am nächsten Morgen an einem Projekt weiterarbeiten möchte, ergibt es für mich wenig Sinn, abends alle dazugehörigen Unterlagen wegzuräumen und sie morgens wieder herauszusuchen.
Arbeite ich gerade an einem Artikel, einem Buch oder einem Video, dürfen die dazugehörigen Unterlagen an meinem Arbeitsplatz bleiben. Sie gehören zu einer Aufgabe, die noch nicht abgeschlossen ist. Eine Rechnung, die seit drei Wochen auf dem Schreibtisch liegt, gehört dagegen nicht zu meinem aktuellen Arbeitsprozess.
6. Kleinkram bekommt keinen richtigen Platz
Neben Papier gibt es noch eine zweite Kategorie, die sich in einem Homeoffice erstaunlich schnell vermehrt. Kabel, Adapter, Speicherkarten, Akkus, Büromaterial, technisches Zubehör und all die kleinen Dinge, die man irgendwann wieder braucht, landen gern in irgendwelchen Schubladen.
Dort verschwinden sie zwar aus dem Blickfeld, aber damit haben wir das Problem noch nicht gelöst. Wenn ich zehn Minuten nach einem bestimmten Adapter suche, interessiert es mich wenig, wie ordentlich mein Schreibtisch aussieht.
Für solche Dinge nutze ich ganz oft das Rotho Albula Aufbewahrungssystem. Die Boxen helfen mir dabei, verschiedene Kategorien getrennt aufzubewahren und trotzdem schnell an den Inhalt zu kommen. Ich kann beispielsweise technisches Zubehör von Büromaterial oder Dingen für meine Videoproduktion trennen.
Auch hier halte ich die Kategorien bewusst einfach. Je komplizierter ein Ordnungssystem wird, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass man es irgendwann nicht mehr benutzt. Und dann gibt es noch das leidige Kabelthema:
Kabel dürfen sich überall ausbreiten
Kabelchaos wirkt zunächst wie ein rein optisches Problem, kostet im Alltag aber erstaunlich viel Zeit. Das falsche Kabel liegt auf dem Tisch, ein Ladekabel hängt hinter dem Schreibtisch und beim Staubsaugen muss man erst verschiedene Kabel zur Seite räumen. Ich versuche deshalb, Kabel möglichst dort zu lassen, wo ich sie tatsächlich benutze. Ein Ladekabel, das ich täglich am Schreibtisch brauche, darf dort bleiben. Kabel und Adapter, die ich nur gelegentlich verwende, bewahre ich zusammen auf.
7. Eingehende Dinge landen automatisch auf dem Schreibtisch
Der Schreibtisch entwickelt eine erstaunliche Anziehungskraft. Post, Pakete, Notizen, Prospekte und Dinge, die wir später erledigen möchten, landen fast automatisch darauf. Das eigentliche Problem liegt dann aber nicht auf dem Schreibtisch, sondern davor. Es fehlt ein Eingangssystem.
Ich versuche deshalb, neue Dinge möglichst schnell weiterzuleiten. Papier kommt in mein Dokumentensystem, Verpackungen entsorge ich und Gegenstände bringe ich an ihren Platz. Muss ich etwas bearbeiten, bekommt es einen klar definierten Zwischenplatz. Dadurch verhindere ich, dass mein Arbeitsplatz gleichzeitig zur Sammelstelle für alles wird, was gerade keinen anderen Platz hat.
Ich habe zum Beispiel große Boxen, in die der „große“ Posteingang kommt, Boxen für Material zu Kooperationen und natürlich eine für Altpapier.
Hat Dein Arbeitstag hat ein richtiges Ende?
Eine meiner liebsten Gewohnheiten im Homeoffice dauert nur ein paar Minütchen Bevor ich meinen Arbeitstag beende, bereite ich meinen Arbeitsplatz kurz für den nächsten Tag vor. Ein bisschen nerdig? Aber es ist ein wirkliches Plus am nächsten Tag!
Ich bringe die Tasse in die Küche, sortiere lose Unterlagen ein, entsorge Dinge, die ich nicht mehr brauche, und schaue mir an, womit ich am nächsten Morgen beginnen möchte. Mein Schreibtisch muss danach nicht perfekt aussehen und er muss auch nicht leer sein. Er soll mir lediglich ermöglichen, am nächsten Morgen direkt anzufangen.
Gerade im Homeoffice finde ich diesen kleinen Abschluss wichtig, weil Arbeitsplatz und Zuhause räumlich so eng miteinander verbunden sind. Ich räume nicht nur mein Büro ein wenig auf, sondern signalisiere mir gleichzeitig, dass der Arbeitstag vorbei ist.
Homeoffice einrichten: Ein produktiver Arbeitsplatz braucht vor allem gute Systeme
Nach 13 Jahren im Homeoffice habe ich gelernt, dass ich Produktivität nicht kaufen und auch nicht herbeidekorieren kann. Der perfekte Schreibtisch löst keine Papierstapel und ein wunderschönes Regal verhindert nicht, dass ich zehn Minuten nach einem Ladekabel suche.
Wenn du dein Homeoffice einrichten oder einen bestehenden Arbeitsplatz verbessern möchtest, würde ich deshalb nicht versuchen, jeden Zentimeter perfekt zu organisieren. Schau dir lieber deine täglichen Abläufe an und finde heraus, wo du regelmäßig Zeit verlierst.
Das Video mit meinen Tipps
