Frühjahrsputz im Büro – ein frischer Wind für einen klaren Kopf!* Reklame inside

Frühjahrsputz im Büro ist so eine Sache. Man kann sich damit meistens ewig aufhalten – zu viel Papier, zu viel Unerledigtes, der Schreibtisch voll. Und man mag gar nirgendwo anfangen, weil man Angst hat, dass ein Schritt das komplette Chaos hervorrufen kann. Ich kann verstehen, dass dies Angst macht. Macht es mir auch.

Manche haben nur ein kleines „Büro“ für Rechnungen und Co, andere ein riesiges Homeoffice. Oder ein firmeneigenes Büro. Abe egal, wie groß das Chaos ist, mit ein paar einfachen Regeln bekommt man alles in den Griff! Denn Unordnung im Büro kostet nur unnötig Zeit und Energie, die man auf der Suche nach wichtigen Dokumenten oder Büromaterial verbringt!

Damit ihr euer Büro so richtig schön frisch für den Frühling bekommt und voll Energie durchstarten könnt, habe ich mal überlegt, was beim Frühjahrsputz im Büro wichtig ist. Ich nehme euch an die Hand durch den doch nun ziemlich lang geratenen Artikel:

1. Frühjahrsputz im Büro: Der Schreibtisch wird geputzt

Runter mit allem – vom Computer bis zu den Papierstapeln! Der Schreibtisch soll komplett leer sein, damit er sauber gewischt werden kann. Zurück darf dann nur die Minimalbesetzung 😉 In den Radius der Arme sollten nur die Sachen, die sofort benötigt werden. Unmengen Kugelschreiber, Papierstapel und alte Kaffeetassen müssen gehen. Wir reduzieren die Gegenstände auf das Wesentliche. Für die meisten bedeutet das, dass ein Monitor und eine Tastatur/ein Notebook, das Telefon, zwei Stifte, eine Lampe und vielleicht ein Foto bleiben dürfen. Nicht mehr! Glaubt mir, mehr braucht ihr wirklich nicht!

Denn egal, wo man den Großteil der Arbeit tut – es ist wichtig, Ablenkungen zu reduzieren. Keine Sachen von Familienmitgliedern, kein Spielzeug, keine Tech-Gadgets! Als Nächstes ordnet ihr nun den Schreibtisch: Der Computer(-bildschirm) sollte möglichst in einem 90-Grad-Winkel auf dem Schreibtisch stehen. Wenn man Rechtshänder ist, platziert man das Telefon auf der rechten Seite, links, wenn man Linkshänder ist ;-).

Nicht vergessen: Der Computerbildschirm sollte abgewischt werden. Und auch die Tastatur darf Staub lassen: Umdrehen und die Krümmelberge ausklopfen, danach feucht abwischen. Ihr müsst euch einfach mal vorstellen, wie oft eure Finger sie Tastatur berühren. Und auch der Monitor zieht Staub wie einen Magneten an, da er statisch geladen ist.

Vielleicht hat ja der Stiftbecher oder die Zettelablage (wenn sie nicht gerade aus Pappe ist) Lust auf eine Tour in der Spülmaschine? Das funktioniert super!

2. Frühjahrsputz im Büro: Schubladen leeren

Was bei der Schreibtischoberfläche schon weh getan hat, wird jetzt noch schlimmer: alles raus aus den Schubladen! Ausnahmslos.

Nun werden die Schubladen ausgewischt und für einen Neustart bereit gemacht. Die oberste Schublade oder die am nächsten liegt, wird nun den Bürobedarf organisieren. Hier kommt alles an Utensilien rein, was wir von der Schreibtischplatte verbannt haben und trotzdem leicht zugänglich sein sollte: Stifte, Klebeband, Hefter, Büroklammern und Umschläge.

Kleiner Boxen in der Schublade sorgen dafür, dass nicht alles wild herumfliegt. Noch ein Trick: Halterung, wie in einer Besteckschublade sind auch sehr praktisch!

3. Regale aufräumen

Jetzt  geht es an den Rest vom Büro. Ich weiß natürlich nicht, wie es bei euch aussieht. Aber wenn ihr mehr als eine kleine Nische im Schlafzimmer habt, dann werdet ihr bestimmt Sideboards und/oder Regale für Ordner, Drucker, Bücher etc. benutzen. Bevor ihr nun diesen Part aufräumt (alles aus Regal räumen, putzen – das Regal oben nicht vergessen –  und ordentlich wieder einräumen), solltet ihr euch ganz kurz Gedanken machen: ob euer System sinnvoll ist.

4. Bereiche einrichten

Stehen die Ordner, die ihr täglich benutzt im hintersten Regal? Stapeln sich auf dem Sideboard Fachbücher, in die ihr nur selten hineinschaut? Fragt euch: „Was will ich von meinem Büro, und es erfüllt meine Bedürfnisse?“

Brauche ich einen Ort, an dem ich klar denken kann und wo mich Kram nur ablenkt. Brauche ich freie Flächen? Bekomme ich täglich Lieferungen, die ich abarbeiten muss?

Wenn ihr genau wisst, was ihr wollt, richtet Arbeitszonen für die täglichen Aufgaben ein. Das können ein Arbeitsbereich für den Computer, einen Bibliothek-Bereich, ein Archivbereich oder ein Bereich für Sendungen und Lieferungen sein. Dies liefert die Grundlage für eine effizientere Raumnutzung und ist die Basis, dass ihr genau das habt, was euch das Büroleben erleichtert.

5. Frühjahrsputz im Büro: Papier sortieren

Das papierlose Büro ist eine Farce! Ich kenne kein Büro, das nicht doch irgendwo Papierchaos hat. Also muss auch hier aufgeräumt werden. Eigentlich ist es ganz einfach: Erledigte Projekte werden in Ordner oder Hängeregistern abgelegt.

Schaut aber bitte nach, ob vieles nicht einfach entsorgt werden kann! Ich habe mal eine Liste erstellt, was wie lange aufgehoben werden muss.

Die Ordnerstruktur muss aber jeder für sich selbst entscheiden, da ihr ja alle unterschiedliche Bedürfnisse habt: chronologisch, alphabetisch, nach Kunden … Die neuste Korrespondenz sollte man jedoch immer nach oben packen – so findet man sie ganz schnell wieder!

Aktuelle Projekte sortiere ich in Hängeregistern oder Ablagekörbe. Es macht vieles einfacher, wenn man laufende Projekte farblich gekennzeichnet. Vielleicht benutzt man diese Kennzeichnung sogar für die Dateiordner auf dem Computer. So hat man ein stringentes und klares System. Und die Beschriftung nicht vergessen!!

6. Ordner machen glücklich

Ordner haben einen ganz klaren Vorteil: Sie zaubern aus unübersichtlichen Papierbergen überschaubare Ablagen für einen schnellen Zugriff. Und sie gibt es in Hülle und Fülle – in allen Farben und Formen und Größen. Der Markenhersteller Leitz Esselte ist quasi schon ein Synonym für Büroordner – so wie Tempo für Taschentücher. Also, ich benutze den Begriff auch: „Gibst du mir mal bitte den Leitz-Ordner?!“

Ich bin ein ganz großer Fan der Ablage in Ordnern (auch wenn es manchmal bequemer ist, alles in Hängeregistermappen fallen zu lassen).

Damit es mit Ordnern genauso fix geht, muss man darauf achten, dass sie komfortabel eingerichtet sind. Achtet drauf, dass

• genug Ordner vorhanden sind. (Quetschen ist nie sinnvoll …)
• es aber auch nicht zu viele sind (dann verliert man den Überblick)
• sie gute Qualität haben (die Mechanik muss einwandfrei funktionieren, denn nichts ist unbequemer als ein wackeliger Hebel oder ein nicht sauber schließender Bügel. Boah, da bekomme ich die Krise, wenn der nicht optimal schließt! Und auch der Niederhalter sollte eine starke Klemmkraft besitzen. Ich persönlich bevorzuge übrigens Grifflöcher, damit man ihn besser aus dem Regal entnehmen kann)
• sie sinnvoll gegliedert sind
• sie eine klare und einheitliche Beschriftung haben.

Dann flutscht es bei den Ordnern!

Wenn ich in ein Büro komme und mir erklärt wird, dass es im Regal immer so unordentlich aussieht, dann habe ich immer folgenden Tipp:

7. Frühjahrsputz im Büro: Einheitlichkeit ist das A und O

Oft herrscht ein wildes Ordnerchaos, obwohl alles sauber abgelegt ist. Ein roter Ordner mit Kleberücken neben einem grünen Ordner mit Einschiebelasche, der nächste ist mit Hand beschriftet, der übernächste mit einem Beschriftungsgerät. Und so sieht es unordentlich und unruhig aus. Bunte Ordner eignen (wie oben schon erwähnt)  sich prima, um Struktur in die Ordner zu bringen: Rot für Kunden, blau für Rechnungen etc. Ich bevorzuge aber eine Farbe, weil es Ruhe ins Regal bringt. Mein Favorit: die schicken weißen Leitz Ordner aus der Active-StyleSerie oder die ganz normalen schwarzen Ordner mit der Wolkenstruktur – so schön oldschool.

Nun müssen noch die Rückenetiketten vereinheitlicht werden. Bei Ordnerbeschriftung bin ich übrigens sehr konservativ, da ich Kleberücken bevorzuge. Für mich sind sie ein echtes Muss, da man sie sauber bedrucken kann und sie jedes Jahr erneuert werden können.

Bisher habe ich immer mit den normalen Ordnerrücken-Etiketten gearbeitet und mich dumm und dusselig geärgert, dass es nie hundertprozentig so aussah, wie ich es mir vorstellte. Mal verschoben mal nicht mittig …

Mein neuer Helfer

Damit das nicht mehr passiert, gibt es das Beschriftungsgerät von Leitz.

Hach, ich bin verliebt! Es ist ein Miniminidrucker und sieht auch noch echt hübsch aus! Als der Leitz ICON bei mir ankam, musste ich erst mal seufzen. „Schon wieder ein Technikgadget, in das ich mich einarbeiten muss!“ Wenn die Installation nicht sofort klappt, bin ich direkt genervt und das Gerät wird erst mal verbannt. Aber hier flutschte es! Schwups alles auf dem Computer installiert (man kann es auch über Handy machen). Ohne Bedienungsanleitung! Wer Unterstützung braucht, schaut sich einfach die kleinen Videos an, die richtig kurz sind und im Falle eines Falles alles prima erklären.

Ob etwas leicht zu installieren ist, kann ich immer am Kindertest festmachen: Wenn die Tochter während des Vorganges neben einen steht und eine Kassette ins Ohr drückt und alles funktioniert, dann ist alles wirklich easypeasy!

Ausprobiert habe ich es mit meinen Ordnern, die ich erst mal naggisch gemacht habe. (Ich mag lieber einen einheitlich abgefrazzelten schwarzen Untergrund als unterschiedliche Aufkleber!) Alle Aufkleber ab! So standen sie eine Zeit lang im Regal und warteten auf neue Anziehsachen.

Ich habe mein Logo integriert und einen Ordnerrücken entwickelt, den ich nun für alle meine Ordner nehme: oben das Logo, groß der Überbegriff des Inhaltes des Ordners und unten dann die Unterrubriken (wenn man mehrere Ordner mit demselben Begriff hat. z.B. Bank etc. – hier sind es aber nur einfach bedruckte Etiketten).

Cool, oder?!

Zum Schluss, wenn alles wieder schön aufgeräumt ist, noch

den Rest reinigen:

Lichtschalter abwischen, Lampen abstauben, Telefonhörer abwischen, Böden reinigen, Fenster putzen, Gardinen waschen

Wer jetzt noch ein Sternchen für das Superduper-Advanced-Programm möchte, der kümmert sich um seine Computerablage:

Räumt den Desktop auf und optimiert die Desktop-Symbole, mistet alte Dokumente aus und archiviert sie, sortiert eure Fotos und  sucht euch ein Hintergrundbild, das euch motiviert!
Wooow!

Nachtrag: Den ICON Printer gibt es nicht mehr auf dem Markt. Ich habe euch Alternativen herausgesucht, die ebenso schöne und einheitliche Etiketten drucken:

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