Büro aufräumen: Was darf weg? Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Wie lange Unterlagen aufbewahren: mein Trick

Ich habe euch mal zusammengestellt, welche Fristen gelten. Da ich es selbst gerne vergesse, habe ich mir die Liste dazu ausgedruckt und in die jeweiligen Ordner geklebt.

Lebenslang muss man folgende Unterlagen aufheben:

1. Geburtsurkunde
2. Heiratsurkunde
3. Taufschein
4. Sterbeurkunden von Familienangehörige
5. Ausbildungsurkunden & Abschlusszeugnisse
6. Zeugnisse
7. Ärztliche Gutachten
8. Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
9. Gerichtsurteile
10. und Baupläne

Mindestens 2 Jahre aufbewahren

1. Rechnungen, Kaufverträge und Kassenbons
2. Garantieformulare (schaut drauf, sie können auch länger laufen)
3. Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren und von Handwerkern
4. Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen bei einem Hausbau, bei Arbeiten an einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt wurden
5. Mietverträge oder Übergabeprotokolle

Mindestens 5 Jahre für Hausbauer

Wenn man Häuslebauer ist, sollte man alle Unterlagen 5 Jahre aufheben, die notwendig sind, um Reklamationen oder Mängelansprüche zu dokumentieren.

Mindestens 6 Jahre – das ist besonders für Selbständige relevant

müsst ihr Handelsbriefe, Arbeitskarten (Nachweise), Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung aufbewahren. Das sind, um es noch mal genauer zu definieren:

1. Geschäftliche (Handels-)Korrespondenz
2. Geschäftsbriefe
3. Geschäftspapiere wie Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen
4. Aufträge
5. Versand-, Fracht- und Darlehensunterlagen
6. Mietverträge von Geschäftsräumen
7. Versicherungsunterlagen
8. Lohnkonten

Zehn Jahre

Für Freiberufliche und Selbständige gilt:

1. Jahresabschlüsse
2. Inventare
3. Handelsbücher
4. Rechnungen
5. Urkunden
6. Hypotheken
7. Aufzeichnungen
8. Lageberichte
9. Eröffnungsbilanz
10. Arbeitsanweisungen
11. Organisationsunterlagen
12. Buchungsbelege

Als Eselsbrücke kann man sich grob merken, dass alles aufbewahrt werden muss, was gebucht wird.

Bei Privatpersonen sieht es etwas anders aus: Ihr könnt Rechnungen und Quittungen entsorgen, wenn sie dem Finanzamt vorlagen und der Steuerbescheid da ist. ABER: Das Finanzamt darf zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege einfordern, wenn der Verdacht einer Steuerhinterziehung besteht. Ich persönlich bewahre alle Steuerunterlagen 10 Jahre auf. Der Teufel ist ein Eichhörnchen und ich mag auch im Jahr Nummer 9 noch nachweisen können, dass bei mir alles ordentlich gemeldet wurde.

30 Jahre aufheben:

1. Urteile
2. Mahnbescheide
3. Prozessakten

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.

Und  noch ein paar allgemeine Tipps, die mir wirklich den Popo gerettet haben – besonders bei der Rentenberechnung ist es wichtig, dass ihr alle Unterlagen lückenlos habt:

Ganz wichtig: die Rentenberechnung!

Wenn man nicht anfangen möchte, mühevoll alles zusammenzusammeln, dann sollte man dies alles griffbereit haben:

1. Arbeitsverträge
2. Gehaltsabrechnungen
3. Immatrikulationsbescheinigungen
4. Nachweis über sozialabgabepflichtige Tätigkeiten während der Ausbildung
5. Sozialversicherungsunterlagen inklusive der jährlichen Sozialversicherungsnachweise

Bankunterlagen und Kontoauszüge

Ihr müsst Verträge über Sparguthaben und Kredite über die gesamte Laufzeit aufbewahren! Vernichtet die Unterlagen erst nach Beendigung.

Überweisungen und Kontoauszüge dienen als Zahlungsnachweise. Seit dem 1. Januar 2002 gilt: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (z. B. Miete), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden. – bei einmaligen Zahlungen gilt eine Frist von zwei Jahren.

Wohnungs- und Mietverträge:

Nach Beendigung eines Mietverhältnisses sollten Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle bis zur Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden. Versicherungsunterlagen: Bei allen Versicherungsunterlagen gilt: Sämtliche Unterlagen – Verträge, Änderungen, Statusberichte – grundsätzlich so lange aufbewahren wie die jeweilige Versicherung läuft.

Private Steuerunterlagen:

Eure Steuerbescheide müsst ihr nicht aufbewahren. Unterlagen über die Berechnung der Einkommenssteuer sollten dann aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt einer Nachprüfung bewilligt wurde.