Aufbewahrungsfristen von Unterlagen: Ist das wichtig oder kann das weg?

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Die Rechnung von der letzten Klamottenbestellung, die Lohnabrechnung und die Kontoauszüge – was muss ich eigentlich aufheben, was sind die genauen Aufbewahrungsfristen von Unterlagen? Oder kann ich alles entsorgen? Und wenn ich es nicht wegwerfen darf, wie lange muss es dann in meinem Keller liegen? Darf der Papierstapel überhaupt dort gelagert werden? Du siehst, sobald man erst einmal mit dem Thema beginnt, tauchen jede Menge Fragen auf. Und oft hindern uns genau diese Fragen, dass wir uns von unnützem Papierkram trennen. Aber wir alle wollen ja unser Leben leichter führen und unnötigen Ballast loswerden.

Damit du zukünftig nicht mehr unsicher bist, gehen wir dem Thema Papier, Dokumente und ihren Aufbewahrungsfristen auf den Grund.

Beginnen wir mit den einfachen und schnell zu entscheidenden Sachen:

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen in Papierform

Es gibt Unterlagen, die du unbedingt aufbewahren solltest, weil sie essenziell für deine Identität, deine berufliche Laufbahn oder deine finanzielle Situation sind. Die allermeisten liegen dir in Papierform vor. Sie solltest du keinesfalls vernichten oder wegpacken.

1. Ausweisdokumente: Dazu zählen dein Personalausweis und Reisepass.
2. Geburts- oder Adoptionsurkunden: Diese Nachweise sind wichtig für deine persönliche Identität.
3. Heiratsurkunden und Scheidungsbeschlüsse: Sie dokumentieren deine familiäre Situation.
4. Namensänderungsurkunden: Sie sind von Bedeutung, wenn sich dein Name ändert.

5. Erbscheine: Du hast etwas geerbt? Dann ist das der Nachweis dafür!
6. Sozialversicherungsausweis: Er ist unscheinbar, aber ein Must-have für alle relevanten Behördenangelegenheiten.
7. Kaufverträge und Kreditunterlagen: Bewahre alles auf, was mit Immobilien oder größeren Anschaffungen zu tun hat, wie etwa Hauskäufe, Autokäufe oder Uhren, solange du diese besitzt.
8. Patientenverfügungen: Hier geht es um deine medizinischen Wünsche und ist daher unverzichtbar.
9. Unterlagen über Aufenthalte in geschlossenen Einrichtungen: Wenn du beispielsweise in einem Kinderheim oder einer Klinik warst, können solche Dokumente wichtig sein.

10. Sparbücher, Aktien und Lebensversicherungspolicen: Bewahre diese in Papierform auf.
11. Zeugnisse: Das können Abschlüsse, Gesellenbriefe oder auch relevante Arbeitszeugnisse sein. Diese Dokumente unterstützen deinen Berufsweg.
12. Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide: Diese musst du bis zu 30 Jahre lang aufbewahren.
14. Ärztliche Unterlagen: Diese sollten in der Regel 10 Jahre nach deiner letzten Behandlung aufbewahrt werden. Danach werden sie von den Ärzten vernichtet.
15. Arbeitsverträge: Auch wenn du den Job vielleicht nicht mehr hast – sie sind sehr wichtig für die Altersversorgung.
16. Meldungen zur Sozialversicherung: Auch sehr wichtig für deine Rente
17. Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit, falls du in der Vergangenheit arbeitslos warst. Auch diese benötigst du für die Rentenberechnung.

Ein ganz besonderer Hinweis: Testamente sollten beim Nachlassgericht oder Amtsgericht aufbewahrt werden, nicht bei dir zuhause, auch wenn viele das so handhaben. Ein handschriftliches Testament wird beim Nachlassgericht hinterlegt. Notarielle Testamente werden immer beim Nachlassgericht verwahrt, in dessen Bezirk die Notarin oder der Notar ihren/seinen Amtssitz hat.

Und wie bewahre ich die Papier-Unterlagen am besten auf?

Brauch ich einen Safe, reicht eine Kiste und dürfen sie auf den Dachboden? Jein. Auch hier kommt es darauf an, was du aufbewahren möchtest. Wir bleiben bei den wichtigen, oben genannten Dokumenten. Wasser, Licht und Luftfeuchtigkeit sind die größten Feinde für deine Papiere. Daher ist es wichtig, deine Unterlagen in einem kühlen, dunklen, trockenen und sauberen Raum aufzubewahren. Falls das nicht möglich ist, kannst du mit geeigneten Verpackungen wie DIN A4-Ordnern oder kleinen Kartons und Boxen gegensteuern. Achte aber darauf, dass diese säurefrei sind!

Noch ein kleiner Tipp: Durch Laminieren kannst du deine Unterlagen versiegeln und sie gegen Verblassen und Feuchtigkeit schützen.

Damit deine Papierunterlagen möglichst lange halten, beachte folgende Bedingungen:

• Temperatur: Rund 18 Grad Celsius ist ideal.

• Luftfeuchtigkeit: Maximal 50 Prozent relative Luftfeuchtigkeit sind optimal.

Ein kleiner Tipp: Lass die Unterlagen nicht auf Dachböden lagern – die Sommerhitze kann dort Schaden anrichten. Auch feuchte Kellerräume sind meist ungeeignet. Nutze solche Räume nur, wenn sie trocken sind und keine sichtbaren Wasserleitungen haben, um das Risiko von Wasserschäden zu minimieren. Wenn du magst, kannst du auch Dienstleister in Anspruch nehmen, die sich auf die Lagerung von Unterlagen spezialisiert haben.

Besonders wertvolle Dokumente, wie Aktien oder Scheidungsbeschlüsse, sollten in einem abschließbaren, feuerfesten Tresor oder Aktenschrank aufbewahrt werden. Alternativ bieten sich anmietbare Bankschließfächer dafür an.

Tipp: Halte die wichtigsten persönlichen Unterlagen separat, zum Beispiel in einer Aktentasche. So hast du sie im Notfall schnell zur Hand.

Wie verpackst du deine analogen Unterlagen optimal?

Am besten verwendest du DIN A4-Ordner oder säurefreie Kartons. Entferne metallische Klammern und Klebestreifen, wenn das möglich ist, ohne die Dokumente zu beschädigen. Solche Materialien können langfristig das Papier schädigen. Ich weiß nicht, wie viele Dokumente ich schon mit verrosteten Heftklammern gesehen habe …. Mein Tipp: Leiste dir einen großen Klammerentferner, z.B. den NOVUS B 85 von Novus, mit dem du bequem alles entfernen kannst. Du glaubst nicht, was das für einen Unterschied macht, wenn das Papier nicht beschädigt wird und das Entklammern einfach ruckizucki funktioniert.

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen: alles, was irgendwann weg darf

Beginnen wir mit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Es gibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente, die du als Privatperson beachten musst. Du bist verpflichtet, diese Unterlagen für vordefinierte Zeiträume aufzubewahren. Und es gibt zwei speziellen Fälle: Für Personen mit einem Jahreseinkommen von über 500.000 Euro gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren für steuerrelevante Belege und Aufzeichnungen. Wenn du als Mieter oder Eigentümer Handwerker für Arbeiten an deinem Haus oder deiner Wohnung beauftragst, musst du die entsprechenden Rechnungen 2 Jahre lang aufbewahren.

Und was gelten nun für Aufbewahrungsfristen von Unterlagen, die du nicht für immer behalten musst? Hier ist eine praktische Übersicht für dich:

3 Monate bis 1 Jahr

Gehaltsabrechnungen
Im Grunde kannst du deine monatlichen Gehaltsabrechnungen gleich nach der Überprüfung entsorgen. Es gibt jedoch gute Gründe, sie länger zu behalten:

• Hebe sie mindestens bis zum Erhalt deiner Lohnsteuerbescheinigung auf und kontrolliere diese.
• Wenn du einen Kredit beantragen möchtest, benötigst du oft die letzten Gehaltsabrechnungen. Am besten behältst du die letzten drei.
• Das Gleiche gilt, wenn es um die Anmietung einer Wohnung geht.
• Bei Unterhaltsverfahren sind die Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate wichtig.
• Auch der Antrag auf Wohngeld benötigt einen Nachweis – hier brauchst du ebenfalls die Bescheinigungen der letzten 12 Monate.

Tipp: Bewahre deine Gehaltsabrechnungen also mindestens 1 Jahr auf, um auf der sicheren Seite zu sein.

2 Jahre

Quittungen und Kaufunterlagen
Schau, dass du Quittungen, Kaufbelege, Kaufverträge, Garantieunterlagen und Kassenbons zusammen mit Anleitungen aufbewahrst. Das hilft dir, falls du ein Produkt reklamieren oder wiederverkaufen möchtest. Als privater Haushalt musst du laut § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG Belege über steuerpflichtige Leistungen und Rechnungen mindestens 2 Jahre lang aufbewahren. Und es ist ratsam, Rechnungen für größere Anschaffungen über die gesetzliche Frist hinaus zu behalten. So kannst du im Schadensfall das Dokument deiner Hausratsversicherung vorlegen. Das gilt auch für Fahrräder: Wenn deins gestohlen wird, kannst du die Rechnung der Versicherung zeigen, sofern es versichert ist.

Denke daran: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus Mai 2021 zählt also ab dem 31. Dezember 2021.

Tipp: Halte vor allem Belege für Gegenstände, die durch die Hausratversicherung versichert sind, bereit. So kannst du deren Wert im Notfall gut nachweisen.

Handwerkerrechnungen
Hast du einen Handwerker beauftragt? Dann solltest du die Rechnung mindestens 2 Jahre aufbewahren. So bist du bei Gewährleistungsansprüchen gut abgesichert. Wenn du jedoch Eigentümer:in oder Vermieter:in bist, behalte die Rechnungen sogar 6 Jahre.

3 Jahre

Kontoauszüge und Überweisungen
Bewahre deine privaten Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Überweisungen mindestens 3 Jahre auf. Sie dienen dir als Beweis für Anschaffungen oder um wiederkehrende Zahlungen, wie Miete. Danach kannst du sie vernichten.

Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen
Behalte diese Unterlagen noch 3 Jahre nach Ende des Mietverhältnisses oder deinem Auszug.

Versicherungspolicen
Hebe sie möglichst 3 Jahre über die Versicherungsdauer hinaus auf.

Verträge zu Abonnements
Vor allem Kündigungen sollten ebenfalls 3 Jahre länger aufbewahrt werden als die Laufzeit des Abos.

4 Jahre

Steuerunterlagen für das Finanzamt
Der Lohnsteuerhilfeverein empfiehlt, Steuerunterlagen 4 Jahre aufzubewahren. Warum diese Aufbewahrungsfristen von Steuer Unterlagen? Manchmal sind Steuerbescheide vorläufig oder unter Vorbehalt erlassen. In solchen Fällen musst du deine Belege weiterhin archivieren.

Ausnahmen: Bei einem Einkommen von über 500.000 Euro im Jahr musst du Belege 6 Jahre aufbewahren, während Selbstständige und Freiberufler:innen einige Dokumente sogar 10 Jahre sichern müssen.

6 Jahre

Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen
Bist du Eigentümer:in oder private:r Vermieter:in? Dann hebt die Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen 6 Jahre auf.

Belege für das Finanzamt
Bei einem jährlichen Einkommen über 500.000 Euro sind auch hier 6 Jahre Pflicht.

10 Jahre

Steuerunterlagen
Deinen Steuerbescheid solltest du mindestens 10 Jahre lang aufbewahren, am besten dauerhaft. Zukünftige staatliche Förderungen könnten davon profitieren und die Steuerbescheide könnten nützlich sein, wenn du Anträge stellst. Selbstständige und Freiberufler:innen haben ebenfalls eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen?

Die Aufbewahrungsfrist startet am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder der Vertrag geschlossen wurde. Ein Beispiel: Wenn eine Handwerkerrechnung am 6. Juni 2022 ausgestellt wird, beginnt die 2-jährige Aufbewahrungspflicht am 1. Januar 2023 und endet am 31. Dezember 2024.

Warum ein Aktenvernichter wirklich Sinn macht

Und jetzt kommen wir zum spaßigen Teil der Dokumentenaufbewahung, der mir immer am meisten Freude bereitet: das Schreddern. Das ist nicht nur unglaublich befriedigend, es befreit dich von altem Ballast, den du die ganze Zeit nur von rechts nach links schiebst. Denn sobald die Aufbewahrungspflicht für deine privaten Unterlagen abgelaufen ist und du sie nicht mehr benötigst, ist es Zeit, sie zu vernichten. Es ist wichtig, alle analogen Dokumente, die persönliche Angaben enthalten könnten, zu schreddern und anschließend im Papiermüll zu entsorgen. Denn du möchtest ja nicht, dass diese in falsche Hände geraten. Im besten Fall weiß man dann mehr über dich und deine Familie, als dir lieb ist, im schlechtesten sind sie die Grundlage für Betrügereien.

Unter meinem Schreibtisch “wohnt” der Aktenvernichter DAHLE PaperSAFE® 260, den ich bei Bedarf bequem rausrolle. Er vernichtet nicht nur Papier (bis zu 12 Seiten auf einmal), sondern auch Karten (Kreditkarten etc.), CDs und DVDs. Was ich besonders mag: Durch extra kleine Partikel wird das Volumen im Auffangbehälter optimal genutzt. Und Papier und Plastik/Kunststoff werden separat aufgefangen, was die Entsorgung super einfach macht!

Zerreißen hilft oft nicht, da viele persönliche Daten noch leicht zu rekonstruieren sind. Mit einem Aktenvernichter kannst du sicherstellen, dass sensible Daten effektiv und gründlich vernichtet werden. So schützt du nicht nur deine eigenen Informationen, sondern auch die deiner Angehörigen. Folgende Informationen sollten unbedingt geschreddert werden:

• Name, Alter, Anschrift
• Familienstand
• Körpergröße und -gewicht, Gesundheitsdaten
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Kfz-Kennzeichen
• Werturteile wie Zeugnisse
• Kontonummer
• Personalnummer
• Ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit

Durch die Verwendung eines Dokumentenschredders gehst du ganz sicher, dass diese sensiblen Daten nicht in falsche Hände geraten!

Das gute Gefühl am Ende

Weißt du, wie toll es sich anfühlt, wenn die Schränke und Ordner nicht mehr vor lauter Papier überquellen? Wie erleichternd es ist, wenn man mit einem Griff alle wichtigen Unterlagen in der Hand hält, ohne sich vorher durch alte Papiere quälen zu müssen? Wer einmal alle seine Unterlagen radikal ausgemistet hat, wird sich zukünftig genau überlegen, was noch ins Büro oder Homeoffice hinein darf.

Denn wenn du deine Unterlagen durchgehst und unnötige Dokumente wegwirfst, schaffst du nicht nur physischen Platz, sondern auch mentale Klarheit. Ein aufgeräumter Schreibtisch oder ein übersichtlicher Aktenschrank trägt zu entspannten Arbeitsumfeld bei und lässt dich besser konzentrieren. Denn die ständige Präsenz von unorganisierten Unterlagen kann Stress verursachen. Hast du nicht auch schon mal nach einem wichtigen Dokument gesucht, während du von einem Berg Papier umgeben bist? Indem du deine Unterlagen ausmistest, reduzierst du dieses Chaos. Ein ordentlicher Arbeitsplatz wirkt beruhigend und lässt dich durchatmen.

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, deine Unterlagen auszumisten. Schnapp dir einen Stapel und leg los. Du wirst erstaunt sein, wie befreiend es sein kann!

Für den schnellen Überblick: Tabelle zu Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

Du magst noch mehr Infos zu Aktenvernichtern und Aufbewahrungsfristen wissen? Dann schau hier vorbei. Und unter diesem Link findest du einen Berater, welcher Aktenvernichter zu dir und deinem Leben passen könnte.